Чек-лист офісного переїзду: як організувати без зупинки роботи

Офісний переїзд складніший за квартирний: техніка, документи, робочі місця й стислі терміни. Кожна година простою — це втрачені гроші, тому головне правило: переїзд планують так, щоб бізнес його «не помітив». Цей чек-лист допоможе все організувати без втрат робочого часу.

За 3–4 тижні

Призначте відповідального за переїзд і бюджет
Складіть план нового офісу й розташування робочих місць
Повідомте співробітників, партнерів і клієнтів про зміну адреси
Замовте дату переїзду — найкраще на вихідні
Проведіть ревізію: старі меблі й техніку вигідніше списати, ніж перевозити

За тиждень

Підготуйте коробки та маркування за відділами
Зробіть резервні копії важливих даних
Промаркуйте техніку й кабелі
Сплануйте відключення та підключення інтернету й телефонії на новій адресі
Замовте перепустки й ліфт у бізнес-центрах на обидві адреси

За день

Кожен співробітник пакує особисті речі в підписану коробку
Архів і документи — в коробки з описом і номером
Сейф і серверну техніку готують окремо — це важкі й чутливі вантажі
Призначте «чергового» на старій і новій адресах

У день переїзду

Бригада пакує техніку в захисні матеріали, маркує коробки за кабінетами, розбирає та збирає меблі на новому місці. Монітори перевозять вертикально в бульбашковій плівці, системні блоки — з демонтованими відеокартами, якщо вони важкі. Ми працюємо у вихідні та ввечері, щоб у понеділок ваша команда вийшла на готові робочі місця.

Після переїзду

Перевірте техніку за списком до відʼїзду бригади
Оновіть адресу: Google-профіль, сайт, договори, банк, візитки
Налаштуйте переадресацію пошти зі старої адреси
Зберіть від співробітників список дрібних недоробок і закрийте їх за тиждень

Скільки триває офісний переїзд

Офіс на 10–15 робочих місць наша бригада перевозить за один день: пакування зранку, перевезення вдень, розстановка ввечері. Офіси на 30–50 місць плануємо на 2 дні або на вихідні. Точний план і кількість вантажників менеджер розраховує після огляду.

Типові помилки

Переїзд у будній день без плану — співробітники простоюють
Немаркована техніка — кабелі й монітори «губляться» між відділами
Забуті перепустки на вантажний ліфт — бригада чекає під дверима
Сервери перевозять разом з меблями, без окремого захисту

Хочете делегувати весь переїзд? Замовте офісний переїзд під ключ — від пакування до розстановки меблів на новому місці.