Чек-лист офисного переезда: как организовать без остановки работы

Офисный переезд сложнее квартирного: техника, документы, рабочие места и сжатые сроки. Каждый час простоя — это потерянные деньги, поэтому главное правило: переезд планируют так, чтобы бизнес его «не заметил». Этот чек-лист поможет всё организовать без потерь рабочего времени.

За 3–4 недели

Назначьте ответственного за переезд и бюджет
Составьте план нового офиса и расположения рабочих мест
Сообщите сотрудникам, партнёрам и клиентам о смене адреса
Закажите дату переезда — лучше всего на выходные
Проведите ревизию: старую мебель и технику выгоднее списать, чем перевозить

За неделю

Подготовьте коробки и маркировку по отделам
Сделайте резервные копии важных данных
Промаркируйте технику и кабели
Спланируйте отключение и подключение интернета и телефонии на новом адресе
Закажите пропуска и лифт в бизнес-центрах на оба адреса

За день

Каждый сотрудник упаковывает личные вещи в подписанную коробку
Архив и документы — в коробки с описью и номером
Сейф и серверную технику готовят отдельно — это тяжёлые и чувствительные грузы
Назначьте «дежурного» на старом и новом адресах

В день переезда

Бригада упаковывает технику в защитные материалы, маркирует коробки по кабинетам, разбирает и собирает мебель на новом месте. Мониторы перевозят вертикально в пузырчатой плёнке, системные блоки — с демонтированными видеокартами, если они тяжёлые. Мы работаем в выходные и вечером, чтобы в понедельник ваша команда вышла на готовые рабочие места.

После переезда

Проверьте технику по списку до отъезда бригады
Обновите адрес: Google-профиль, сайт, договоры, банк, визитки
Настройте переадресацию почты со старого адреса
Соберите от сотрудников список мелких недоделок и закройте их за неделю

Сколько длится офисный переезд

Офис на 10–15 рабочих мест наша бригада перевозит за один день: упаковка утром, перевозка днём, расстановка вечером. Офисы на 30–50 мест планируем на 2 дня или на выходные. Точный план и количество грузчиков менеджер рассчитывает после осмотра.

Типичные ошибки

Переезд в будний день без плана — сотрудники простаивают
Немаркированная техника — кабели и мониторы «теряются» между отделами
Забытые пропуска на грузовой лифт — бригада ждёт под дверью
Серверы перевозят вместе с мебелью, без отдельной защиты

Хотите делегировать весь переезд? Закажите офисный переезд под ключ — от упаковки до расстановки мебели на новом месте.